Semnătura Digitală

Semnătura digitală calificată este un instrument prin care poți semna documente electronic, cu valoare juridică. Pentru o firmă, devine foarte utilă destul de repede, mai ales dacă vrei să lucrezi online cu ONRC, ANAF, SPV sau e-Factura.

Nu este cel mai prietenos proces, dar merită să îl faci cât mai devreme, pentru că altfel ajungi să depinzi de drumuri, împuterniciri, contabili sau depuneri fizice.

Când ai nevoie de ea

Ai nevoie sau ajungi foarte probabil să ai nevoie de semnătură digitală pentru:

• depunerea actelor online la ONRC;
• înrolarea și folosirea SPV;
• accesul la RO e-Factura;
• semnarea documentelor firmei în format electronic;
• comunicarea cu ANAF;
• depunerea unor declarații sau cereri online;
• împuternicirea contabilului sau lucrul prin reprezentant.

Pentru e-Factura, accesul se face prin SPV, iar SPV pentru persoane juridice folosește certificat digital calificat pentru semnătură electronică. Întâi obții certificatul calificat, apoi îl folosești pentru înrolarea și accesarea SPV.

Pentru ONRC, documentele pot fi transmise online prin portalul de servicii, iar interacțiunea online se face cu certificat calificat de semnătură electronică. Vezi înființarea online prin ONRC.

Soluția folosită aici: CertSIGN

O variantă des folosită în România este CertSIGN. Ei oferă pachet pentru semnătură electronică calificată, fie pe token fizic, fie la distanță (în cloud), cu aplicație de semnare inclusă.

Costul se schimbă în funcție de produs și perioada aleasă, așa că cel mai sigur este să verifici prețul direct pe site înainte să cumperi. La momentul scrierii, pachetul de semnătură la distanță (Paperless) pornea de la aproximativ 36-40 € fără TVA pe an pentru un certificat valabil 1 an, cu opțiuni pe 2 sau 3 ani la preț mai bun pe an.

Link util: CertSIGN, semnătură electronică la distanță.

La ce să te aștepți

Procesul nu este neapărat greu, dar poate fi enervant. Este posibil să ai de făcut:

• cont pe platforma furnizorului;
• comandă pentru certificatul digital;
• verificare de identitate (de obicei prin identificare video);
• instalare aplicație de semnare;
• configurare token sau acces la certificatul din cloud;
• testarea semnăturii pe documente PDF;
• folosirea certificatului în SPV, ONRC sau alte platforme publice.

Păstrează toate datele într-un loc sigur: emailul folosit, parolele, PIN-ul token-ului, instrucțiunile de instalare, perioada de valabilitate și factura. Le poți nota în Detaliile companiei mele.

Dacă lucrezi cu o contabilă

Chiar dacă ai tu semnătură digitală, de multe ori contabilul va avea nevoie de acces ca să depună declarații, să lucreze în SPV sau să gestioneze e-Factura.

În practică, dacă vrei să împuternicești contabila, este posibil să ai nevoie de o procură notarială sau o împuternicire acceptată pentru depunerea documentelor online și acces la SPV. Procedura de acces în SPV permite desemnarea unui împuternicit, iar conținutul și limitele reprezentării sunt stabilite prin împuternicire.

Asta înseamnă că, pe lângă semnătura digitală, s-ar putea să mai ai un drum la notar ca să pregătești procura pentru contabil.

Recomandare practică

Dacă înființezi un SRL și vrei să faci lucrurile online, ia semnătura digitală devreme. Te va ajuta la ONRC, SPV, e-Factura și alte proceduri administrative.

Dacă ai deja contabil, întreabă înainte:

• dacă semnezi tu documentele sau semnează contabilul;
• dacă trebuie procură notarială;
• ce text trebuie să apară în procură;
• ce acces trebuie acordat în SPV;
• dacă vei folosi e-Factura direct sau prin softul contabilului;
• cine primește notificările și mesajele ANAF.

Nu cumpăra semnătura digitală fără să știi cum o vei folosi. Dar, dacă ai SRL, cel mai probabil vei avea nevoie de ea mai devreme decât crezi.

Resurse utile

• CertSIGN, semnătură la distanță: pagina oficială.